公司举办一场会议活动需要付出成本不仅仅是会议当天的场地和茶歇费用，费用支出将贯穿整场会议前后期以及会议涉及的所有人员，这将是一个非常高昂的数字，那么一个企业在举办会议活动的时候都会产生哪些费用？这些费用应该如何有效地进行管理呢？

业务招待费

对外联络的销售部门，经常要建立与客户良好的关系，请客吃饭、迎来送往，这本无可厚非，但每一笔请客的报销单据，都应该明明白白。要解决这一问题很简单——制定复杂的报销制度：

• 吃饭写清楚吃饭原因、人数和无遗漏的人员名单；

• 写好具体的礼品（非用餐类支出）品牌、名称、数量及用途；

• 结账必须刷卡消费，不可现金结账，并提供点菜的消费清单；

• 不开支员工外埠出差发生的个人用餐费用；

• 以上凭据均报领导审批、制度明确“事后可核实并扣款”。

差旅费

很多公司对差旅费的报销还是有一定规定的，但经常会发生住宿发票金额超出公司额度等情况，这个时候就可以写明情况、一一核实，财务人员按章办理即可：

• 统一按地区制定差旅各项费用标准；

• 减少不必要的出差人次费用；

• 增加集中出差地区的出差信息查询功能，建立顺带资料传递功能，提高往返效率；

• 对于仅有公司内部人员参加的部门会原则上在公司内召开；

• 整合公司差旅资源，推行差旅服务集中寻源、集中采购，优化出差协议宾馆资源及价格。

会议费

这里具体指开会期间产生的费用，包含的名目多、数量多、标准规格也高，因此也总是居高不下。有些大企业喜欢讲排场、摆阔气造成严重浪费等。针对这些会费失控的现象，改善费用管理需要做好以下几点：

• 明确会议的规章制度和责任界限；

• 合理编制部门预算；

• 减少会议数量、控制会议规模；

• 建立历史数据、台账、会议依据；

• 规范会议室的报销流程，采取转账支付增加操作难度。

宣传费

会议宣传期间，涉及到广告费。对广告费的控制不是简单的靠“削减”来管控。要管住广告费用并不难，应该做好以下几点：

• 明确广告费归口管理部门、负责预算、执行、考核，这样才能责任落实、有效管控；

• 明确广告费列支范围和具体项目，在范围内走流程，在范围外一事一议、单独报批；

• 做好广告费的事先预算，事中执行、监督，以及事后考核并与薪酬挂钩。

总之，要管理好会议费用，削减不必要的支出，对一时难以调整的费用就要考虑复利、源头控制、商业模式创新等价值链管理了。